HP制作データをUSBだけで管理するのは危険？おすすめ管理方法

USBだけの管理で何が困る？

USBは持ち運べる反面、紛失、物理故障、誤削除、マルウェア感染が起こり得ます。複数本へコピーすると、どれが最新版か分からなくなる問題もあります。

更新前の状態へ戻したい時も、上書き後のUSBには履歴が残りません。保存できていることと、必要な時に正しく復元できることは別です。

最初にデータを四つへ分ける

ホームページの管理では、編集する元データ、サーバーへ公開するデータ、画像や資料、パスワードなどの秘密情報を混ぜないことが大切です。

特にパスワードや秘密鍵を制作フォルダへ入れると、共有や自動公開の時に外へ出る危険があります。秘密情報はパスワード管理やSecretsへ分けます。

• 元データ：HTML、CSS、プログラム、原稿
• 公開データ：サーバーへ置く完成ファイル
• 素材：元画像、ロゴ、契約資料
• 秘密情報：パスワード、APIキー、秘密鍵

GitHubを使うと何が変わる？

Gitで管理すると、誰がいつ何を変えたか、どの状態へ戻せるかを記録できます。GitHubへ置けば、許可した担当者が同じ正本を参照できます。

ただしGitHubはそれだけで完全なバックアップではありません。削除やアカウント事故に備え、リポジトリの複製や書き出しを別の場所にも保存します。

大容量画像と資料はどうする？

元画像、動画、契約書などはリポジトリを重くしやすいため、アクセス管理できるクラウドストレージへ分ける方法があります。公開用に圧縮した画像だけを制作データへ入れます。

保存先を増やす時は、どこが正本かを一つに決めます。「念のため」のコピーを各担当者が作ると、古いロゴや価格表が再利用されます。

会社で決める最低限のルール

難しい運用表より、正本の場所、命名、変更担当、承認、バックアップ日を一枚にします。退職者の個人アカウントや個人クラウドだけに依存しない形にします。

GitHubとクラウドの管理者には多要素認証を設定し、共有パスワードを避けます。外部制作会社へ権限を渡す場合は、必要なリポジトリやフォルダだけに限定します。

バックアップはどう確認する？

別の場所へコピーしただけで安心せず、定期的に開けるか、履歴を含めて戻せるかを確認します。公開前や大きな変更前にも復元点を残します。

USBを使うなら、唯一の正本ではなく、暗号化したオフライン予備として扱います。保管場所、更新日、廃棄方法も決めます。

引継ぎ時に渡すものは？

リポジトリ、素材、サーバー、ドメイン、分析、メールの管理先を一覧にし、ログインできることを担当者と確認します。ファイル一式だけでは更新や公開を再現できません。

一度、別の担当者が小さな修正を公開して戻す練習をすると、手順の不足を見つけられます。