請求漏れ・入金確認漏れを防ぐシンプルな管理方法

請求漏れは、なぜ起きる？

請求書を作る作業を忘れるというより、『いつ請求できる状態になったか』が分からないことで起きます。納品後、相手の確認後、月末など、請求条件が案件ごとに違うためです。

受注した時点で請求予定日と条件を記録します。納品担当と請求担当が違う場合は、誰が請求可能と伝えるかも決めます。

入金確認漏れは、なぜ起きる？

銀行口座に入金があっても、どの請求分か照合しないと完了になりません。振込名義が会社名と違う、複数請求をまとめて払う、手数料を引く場合もあります。

月末にまとめて見るのではなく、支払期限を基準に未入金だけを毎週確認します。

最小の管理表には何が必要？

一行を一回の請求にし、請求予定日、請求書番号、顧客、金額、送付日、支払期限、入金日、入金額、担当者を書きます。

『済・未』だけでは、請求書を作ったのか、送ったのか、入金されたのか分かりません。状態を分けることが漏れ防止の中心です。

• 請求予定日
• 請求書番号・案件番号
• 送付日と送付方法
• 支払期限
• 入金日と入金額
• 差額がある理由
• 次に動く担当者

請求書を作ったら、それで完了？

完了ではありません。相手へ送付し、送信エラーがないことを確認して初めて請求済みにします。初回取引や高額案件では、相手が受け取れる方法か確認します。

メール、郵送、請求システムなど送付方法も記録します。担当者の送信済みメールだけに履歴を残さないようにします。

毎週10分で、何を確認する？

全件を見直す必要はありません。請求予定日を過ぎても未送付、支払期限を過ぎても未入金、請求額と入金額が違うものだけを表示します。

確認する曜日と人を固定します。一人会社なら、毎週金曜日の午前など予定へ入れ、通常業務と分けます。

支払期限を過ぎたら、すぐ督促する？

最初は請求書が届いているか、相手側の処理状況を確認します。期限前の案内、期限直後の到着確認、一定期間後の再連絡という段階を決めます。

連絡日、相手の回答、次に確認する日を管理表へ残します。強い督促や法的対応が必要な場合は、契約内容を確認し専門家へ相談します。

入金額が違う時はどうする？

振込手数料が引かれた、複数請求がまとめられた、振込名義が違う、金額を間違えた可能性があります。自動で未入金と決めず、請求番号と相手へ確認します。

差額の理由と処理方法を記録します。同じ相手で毎回起きる場合は、請求書の表記や契約条件を見直します。

最終的に、何の数字を見ればいい？

売上だけでなく、未請求件数、期限超過額、平均で何日後に入金されるか、金額不一致の件数を見ます。売上が立っていても回収できなければ資金は増えません。

請求書を早く出す社内期限を決めることが先です。高機能なソフトは、その決めた流れを楽にするために使います。