小さな会社のバックオフィス改善｜見積から入金・保存まで

バックオフィスって、何の仕事？

見積書を作る、契約を残す、請求書を送る、入金を確認する、領収書や請求書を保存するなど、会社を裏側で支える仕事です。

一つひとつは難しくなくても、別々の場所で管理すると『請求したつもり』『入金を見たつもり』が起きます。改善の目的は、未完了の仕事を見えるようにすることです。

最初にソフトを選ばなくていいの？

はい。現在の流れが分からないままソフトを入れると、今までの二重入力や確認漏れがそのまま残ります。まず直近3か月の案件を使い、見積から入金まで誰が何をしたか並べます。

表で管理できる件数なら、最初は表でも構いません。件数が増えた、権限管理が必要、自動連携したい時にソフトを選びます。

見積から入金まで、どんな順番？

基本は、見積、受注・契約、納品・作業完了、請求、入金確認、書類保存です。会社によって前金、分割払い、月末締めなどが加わります。

各段階で『何ができたら完了か』を決めます。請求書を作っただけではなく、相手へ送った時点を請求完了にするなど、状態を分けます。

案件番号はなぜ必要？

同じお客様から複数の依頼があると、会社名だけでは書類を区別できません。案件ごとに番号を付けると、見積書、契約書、請求書、保存フォルダを同じ仕事としてつなげられます。

難しい番号でなくて構いません。年、連番、顧客名の一部など、重複せず全員が同じ付け方をできることが重要です。

管理表には何を書けばいい？

案件番号、顧客名、案件名、担当者、見積金額、契約日、納品日、請求日、支払期限、入金日、保存先です。最初は空欄があっても構いません。

大切なのは、空欄を見れば次に誰が動くか分かることです。『完了』の一列だけでは、契約前なのか未請求なのか分かりません。

• 案件番号
• 顧客・案件・担当者
• 見積と契約の状態
• 納品・作業完了日
• 請求日と支払期限
• 入金日と金額
• 書類の保存場所

誰が確認するか、どう決める？

『経理がやる』ではなく、担当者名と期限を決めます。例えば作業担当が完了日を登録し、請求担当が翌営業日までに請求書を送り、代表が毎週金曜日に未入金を確認します。

一人会社でも、作業する時間と確認する時間を分けます。記憶ではなく一覧を見て確認する習慣を作ります。

請求書や領収書は、どこへ保存する？

案件番号ごとのフォルダを作り、見積、契約、請求、領収書などの取引書類をまとめます。メールやクラウドで受け取った書類は、受け取った元データも保存します。

電子保存には法律上の要件があります。自社に必要な保存方法は国税庁の最新情報と税理士へ確認してください。

ここは注意この記事は業務の流れを整理するもので、個別の税務判断を行うものではありません。

いつ自動化・ソフト導入を考える？

同じ内容を二回以上入力している、毎週の確認に時間がかかる、複数人が同時に使う、権限や履歴が必要になった時です。

見積から請求、銀行明細から入金確認、会計への登録など、繰り返しが多い一か所から試します。全部を一度に変えない方が失敗しにくくなります。